□李晓芹

本文探讨了高校人事档案数字化转型的意义、面临的问题及对策。近年来，高校人事档案数字化转型中面临人事档案内容复杂、信息安全风险高、技术人员缺乏和基础设施不足等问题。针对这些问题，提出了建立完善的档案转型标准、加强信息安全保障、加强人员培训以及加强基础设施建设等对策。

关键词：高校人事档案；数字化转型；问题；对策

随着信息化技术的飞速发展，各行各业都在积极推进数字化转型，高校作为社会的重要组成部分，也在不断探索和实践人事档案的数字化转型。然而，这一转型过程中面临着一系列的问题和挑战。本文以石家庄学院为例，深入探讨高校人事档案数字化转型面临的问题，并提出相应的对策，为我国高校人事档案数字化转型提供一些思路和借鉴。

高校人事档案数字化转型的背景与意义

高校人事档案是记录教职工个人信息、工作经历、考核评价、薪酬福利等信息的重要载体，是高校人事管理的基础。随着高校教职工人数的不断增加，人事档案的管理日益重要。目前石家庄学院有超过1300名在编教职工，人事档案材料近30万页，包含庞大的数据信息，传统的纸质档案管理方式已经难以满足日常需求，档案数字化转型成为必然的选择。

数字化档案指将传统纸质的人事档案通过扫描、录入等方式转化为数字化的档案进行储存和管理，石家庄学院自2017年起开展了人事档案的数字化转型工作，目前本校教职工的人事信息可以实现在线快速检索和查询，提高了人事档案的利用率和学校人事管理效率，为本校的人才管理、绩效评价、薪酬福利等方面的决策提供强有力的支持。

高校人事档案数字化转型面临的问题

高校人事档案数字化转型虽然具有重要意义，但在实际操作过程中，也面临着一系列的问题和挑战。

一、人事档案内容复杂

人事档案信息包括从中学到退休所有的信息材料，包括个人基本信息、学习工作经历、考核评价、薪酬福利等多个方面，信息分类复杂。每个教师的档案有200多页，采集的信息近1000多条，输入文字近3万字，全校1300多名教师，扫描的档案近26万页，采集信息130万条，需要耗费大量的时间和精力，因此在数字化过程中，需要对档案信息进行科学的分类和编码，建立完善的信息分类和检索体系。

二、信息安全风险高

人事档案中包含了大量的个人隐私信息，信息安全风险高。数字化档案虽然可以通过加密、备份等措施提高信息的安全性，但仍然面临着网络攻击、病毒入侵等风险。因此，在数字化转型过程中，必须高度重视信息安全问题，建立健全的信息安全保障体系。

三、技术人员缺乏

高校人事档案数字化转型需要专业的技术人员来完成。然而目前大多数高校档案管理人员都是其他部门的转岗人员，缺乏专业的档案数字化转型的技能和经验，导致工作进展缓慢，目前石家庄学院档案室有专职管理人员2名，都是非计算机专业，急需招聘计算机相关专业人员或对在岗技术人员进行培训来提高技术人员的专业素养和管理能力。

四、基础设施不足

高校人事档案数字化转型需要完善的基础设施支持，包括计算机设备、网络系统、存储设备等。以石家庄学院为例，以往纸质档案管理仅配备档案柜、文件柜等，每年经费预算仅有几千元，启动人事档案数字化转型后，需采购多台计算机等设备，使运行经费大大增加。

高校人事档案数字化转型的对策

针对高校人事档案数字化转型面临的问题，可以从以下几个方面提出对策。

一、建立完善的档案转型标准

石家庄学院档案开展数字化转型以来，采用了专业的干部人事档案管理解决方案构建统一的档案信息库，建立标准的纸质档案数字化的操作标准，明确各项操作的步骤和方法，并采用智能化扫描文字识别方案，减少档案内容录入庞大的工作量，并对人事档案信息进行分类、整理和归档，通过建立统一的档案信息库，将各类档案信息整合在一起，实现信息的集中管理和统一调取，提高档案数字化的效率。

二、加强信息安全保障

高校应该加强人事档案信息安全保障工作，确保信息的安全性和保密性。石家庄学院档案数字化过程中，采购了专用扫描仪、计算机和专用网络设备等。对人事档案信息进行加密处理，确保信息在传输和存储过程中的安全性，并采用了双备份服务器，定期对人事档案信息进行备份和恢复，防止信息的丢失和损坏。采用专用网络线路与市委组织部联网，并加强网络安全防护工作，防止网络攻击和病毒入侵。

三、加强人员培训

高校应该加强对相关操作人员的培训和管理，提高他们的信息化操作水平和管理意识。石家庄学院人事档案数字化建立以来，档案管理人员定期参加专业培训，提高操作人员的信息化操作水平和管理能力，并建立考核机制，对操作人员的数字化管理能力进行定期考核和评估。

四、加强档案数字化基础设施建设

高校应该积极提高人事档案数字化资金预算，加强档案数字化基础设施建设工作。石家庄学院在档案室购置2台专用扫描仪，2台专业高拍仪，2台数据储存服务器，架设专用网络，确保数字化管理的顺利进行，建立完善的存储系统，确保人事档案信息的存储和备份，防止信息的丢失和损坏。

高校人事档案数字化转型是一个复杂而艰巨的任务，面临着诸多问题和挑战。未来，高校应该继续加强信息化建设工作，不断提高数字化管理水平。

[本文系石家庄市科学技术研究与发展计划“数字化背景下石家庄市高校人事档案管理创新模式探究”（编号2457903205）的阶段性研究成果。]

（作者单位：石家庄学院）